Trong hầu hết trường hợp, chăm sóc khách hàng hướng dịch vụ đòi hỏi trợ giúp nhiều hơn hướng sản phẩm. Dịch vụ tự phục vụ cũng được cung cấp qua Internet. Tuy nhiên, cộng đồng khách hàng lớn hơn lại phụ thuộc vào dịch vụ điện thoại để liên lạc. Có rất nhiều loại dịch vụ CSKH được cung cấp cho khách hàng nước ngoài thông qua đội ngũ nhân viên đã được đào tạo.
Dịch vụ CSKH ra nước ngoài là nhằm mục đích cung cấp dịch vụ cho khách hàng của khách hàng, với mỗi chỉ dẫn và thời gian đều được khách hàng đối tác quy định.
Dịch vụ trả lời điện thoại (hay trung tâm cuộc gọicall center) làm nhiệm vụ tiếp nhận và truyền tải một lượng lớn các thông tin hỗ trợ về mặt kỹ thuật. Điều này được thực hiện với mục đích Hỗ trợ kỹ thuật, Giám sát kỹ thuật, Hỗ trợ khách hàng và các hoạt động liên quan khác. Kiểu hỗ trợ như dịch vụ CSKH ra nước ngoài luôn tuân thủ mọi quy định của khách hàng.
Dịch vụ CSKH ra nước ngoài bắt đầu với việc sử dụng một đội ngũ chuyên viên đã được đào tạo bài bản, nhằm đưa ra nghệ thuật chăm sóc khách hàng tốt nhất. Các thành viên nhóm bao gồm các chuyên viên bán hàng, nhân viên quản trị kinh doanh, chuyên gia tri thức, và các chuyên gia kiểm định chất lượng.
Mục tiêu của dịch vụ CSKH là nhằm thỏa mãn khách hàng. Những khách hàng này là những khách hàng nước ngoài, do vậy, thời gian thực hiện cuộc gọi thường rất khác so với khách hàng nội địa. Hơn nữa, giọng điệu và ngôn ngữ sử dụng hoàn toàn khác. Để thỏa mãn khách hàng nước ngoài, toàn đội phải làm việc cẩn trọng trên mỗi điều mà khách hàng đã ghi rõ.
Nội dung quy định của khách hàng bao gồm:
Thiết kế chương trình: Đối với bất kỳ dịch vụ nào, để thực hiện có hiệu quả, cũng rất cần dự thảo chương trình một cách toàn diện. Giống như một công thức nấu ăn trong đó khối lượng chính xác của từng thành phần được thêm nếm vào đúng thời điểm dự kiến để có được một món ăn ngon. Tương tự, kế hoạch đào tạo đúng đắn cùng nỗ lực tại thời điểm thích hợp sẽ biến thành dịch vụ khách hàng hiệu quả, thỏa mãn sự mong đợi của khách hàng.
Chi phí hoạt động thấp nhất: Khách hàng luôn bảo vệ ngân sách của họ trong mỗi hoạt động. Đối với dịch vụ CSKH, việc cung cấp dịch vụ tốt nhất có thể, và trong khoảng thời gian tối thiểu là điều rất cần thiết nhằm mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
Sử dụng nguồn lực tối ưu: Hầu hết các dịch vụ CSKH ra nước ngoài được thực hiện thông qua việc sử dụng các nguồn lực tối ưu để giảm chi phí và nâng cao năng suất.
Tất cả những yếu tố này góp phần củng cố vị thế của nghệ thuật cung cấp dịch vụ CSKH ra nước ngoài.
Biên dịch: Lelt
