*現在、御社にこのような悩みはありませんか？
「顧客名簿はあるけれど、すべて紙でデータがない…」
「テキストデータがあれば、資料作りがスムーズなのに…」
「過去に作成したマニュアルを更新したいけれど、肝心なテキストデータがないので手打ちするしかない…」
過去に作成した資料やマニュアルの中には、「ワード、エクセルなどのテキストデータが残っていない」というものも多いのではないでしょうか。
そうした場合、紙資料をもとにテキスト入力したり、専用ソフトを使ってデータ化したりする必要がありますが、本業と並行して進めるのは簡単ではありません。
こうしたお客様にオススメなのが、プロによるテキスト入力サービスです。
ここでは、そのメリットについてご紹介いたします。
◆テキスト入力によるデータ化のメリット◆
＜その1 資料の更新に余計な手間がかからない＞
例えば、紙の名簿などを更新する場合、元となるデータがあれば、必要な箇所を修正するだけ！
いちから名簿を作成する必要がないので、余計な手間は一切かかりません。
また、住所録などをデータ化する際には、Microsoft社のエクセルがオススメです。
エクセルであれば、氏名を「五十音順」で並べ替えたり、「都道府県」や「キーワード」で情報を抽出したりすることも、簡単な操作で瞬時に行うことができます。
＜その2 資料作りが迅速に行える＞
紙に記載された文章をもとに資料を作る際は、あらかじめすべてデータ化しておくとスムーズです。もちろん、必要な箇所だけデータ化するのもいいですが、後々「やっぱり、ここも必要だった…」と、改めてデータ化することが多々あるからです。
特に、営業資料やプレゼン資料で使いまわしができる内容は、すべてデータ化して社内で共有しておくと便利！将来のことも考えて、必要となる文献・書籍などはまとめてデータ化しておくことをオススメします。
＜その3 社内での情報共有がスムーズになる＞
社員全員が読む社内マニュアル、頻繁に使う取引先のリストなどを社内で共有する際、紙資料だけでは不十分です。
特に、こうした資料をスタッフ1名1名に配布する場合、人数が増える度に印刷することにもなりかねません。その点、データ化しておけば、そのデータをメールで送信するだけで、手軽に情報を共有することができます。パソコンなどでいつでも閲覧できるデータがあれば、「これ、確かマニュアルに書いてあった気が…」
「今日中に、あの取引先に契約書を送らないと…」といった場合もすぐに必要な情報を入手することが可能です。
また、社内の共有フォルダなどに入れて、従業員に周知しておけば、情報の更新、最新情報の共有もスムーズです。
「マニュアルを更新したので、各自見ておくように！」と朝礼などで言っておくだけで、
資料を配布することなく情報共有を図ることができます。
◆文字のデータ化はプロにおまかせ◆
「社内でデータ化を進めているけれど、どうしても誤変換や入力ミスが多い…」
などとお悩みの方はいらっしゃいませんか？
“原本の文章をそのままデータ化するだけ”といっても、本業の合間に行う作業にはミスが発生しがちです。
「できる限り、原本に忠実なテキストデータがほしい」という方は、弊社のテキスト入力サービスをご利用ください。
目視チェックとシステムチェックの二重チェックにより、99.9％の入力精度を誇る弊社のサービスは、90％以上のお客様にご満足いただいております。
弊社の個人情報に対するセキュリティ体制は万全です。多くの企業様から個人情報をお預かりする企業としてISO 27001:2013を取得しているほか、社員全員が個人情報保護士の資格を取得しておりますので、重要なデータ入力・集計も安心してお任せください。
以下の連絡先までお問合せ下さい。
ホットライン：+84 906 202 098
Eメール：Info@mptelecom.com.vn[:vi]
Hiện tại, công ty các bạn có gặp phải những khó khăn như thế này không?
– “List thông tin khách hàng thì có nhưng mà chỉ toàn bản cứng, không có bản mềm…”
– “Nếu có được tài liệu bản mềm thì việc làm tài liệu sẽ trôi chảy hơn…”
– “Tôi muốn cập nhật tài liệu hướng dẫn sử dụng mình đã làm lúc trước nhưng vì không có bản mềm nên giờ chỉ còn cách là đánh máy bằng tay thôi… ”
Trong tài liệu hướng dẫn sử dụng và các tài liệu khác đã tạo trước đây, những trường hợp như này chắc hẳn là nhiều đúng không ạ?
Những trường hợp như thế, cần phải đánh văn bản dựa theo bản giấy, sử dụng phần mềm chuyên dụng và dữ liệu hóa các thông tin.
Cách thức như vậy chúng tôi tin chỉ có thể là dịch vụ nhập liệu của các nhà cung cấp chuyên nghiệp.
Lợi ích của việc dữ liệu hóa đem lại từ nhập liệu văn bản
Lợi ích số 1: Không mất nhiều thời gian cho việc cập nhật tài liệu.
Ví dụ: trường hợp cập nhật danh sách thông tin khách hàng bản cứng, nếu dữ liệu này là dữ liệu nguồn thì chỉ cần chỉnh sửa các mục cần thiết!
Chính vì không cần tạo lại danh sách từ đầu nên hoàn toàn không tiêu tốn nhiều thời gian vượt dự tính.
Hơn thế, khi dữ liệu hóa thông tin địa chỉ khách hàng thì Excel của Microsoft rất được khuyến khích.
Nếu dùng Excel, các bạn hoàn toàn có thể thực hiện các thao tác đơn giản để sắp xếp họ tên “Theo thứ tự chữ cái”, xuất thông tin theo “khu vực tỉnh, thành” và các từ khóa khác bất cứ lúc nào.
Lợi ích số 2: Việc tạo tài liệu sẽ nhanh hơn bất kỳ lúc nào.
Khi tạo tài liệu dựa trên các văn bản được viết trên giấy, nếu dữ liệu hóa toàn bộ từ trước thì sẽ rất suôn sẻ. Hiển nhiên chỉ đánh máy một vài điểm quan trọng thôi cũng tốt nhưng sau đó bạn sẽ phát hiện ra là những điểm bạn bỏ qua cũng rất cần thiết…
Đặc biệt, đối với những nội dung có thể sử dụng nhiều lần trong các tài liệu kinh doanh hay thuyết trình, việc dữ liệu hóa toàn bộ và chia sẻ nội bộ công ty là hết sức tiện lợi!
Lợi ích số 3: Chia sẻ thông tin trong công ty suôn sẻ hơn.
Những tài liệu như quy định công ty mà toàn bộ nhân viên phải đọc hay danh sách những công ty giao dịch cần sử dụng thường xuyên, khi chia sẻ nội bộ thì chỉ có tài liệu giấy là không đủ.
Đặc biệt, trường hợp phải phân phát tài liệu như thế đến từng người một và mỗi khi số lượng nhân viên tăng lên thì không thể cứ in tài liệu liên tục.
Với những ưu điểm trên, nếu dữ liệu hóa tài liệu và chỉ cần gởi thông tin ấy đi bằng mail thì các bạn có thể chia sẻ thông tin một cách rất dễ dàng, tiện lợi. Bằng việc chia sẻ thông tin với các nhân viên khác, chúng ta có thể cắt giảm thời gian xác nhận thông tin cũng như nâng cao hiệu quả công việc.
Bên cạnh đó, việc chia sẻ, cập nhập thông tin, thông báo đến toàn bộ nhân viên công ty bằng cách cho thông tin vào Folder chung, chia sẻ nội bộ cũng trở nên trôi chảy hơn!
Chỉ cần ở buổi chào sáng, bạn thông báo rằng:
“Tôi vừa mới cập nhật cuốn hướng dẫn sử dụng sản phẩm, mọi người hãy vào xem lại!”
Thì bạn đã có thể chia sẻ dữ liệu mà không cần phải đưa phát tài liệu đến từng người.
Dữ liệu hóa văn bản hãy ủy thác nhà cung cấp chuyên nghiệp
Dẫu “chỉ đơn giản là nhập liệu nguyên văn bản gốc” nhưng thao tác cho nghiệp vụ này rất dễ mắc nhiều lỗi.
Đối với những khách hàng có mong muốn dữ liệu số hóa đạt mức chính xác cao nhất với ít chi phí nhất, xin mời sử dụng dịch vụ nhập liệu và xử lý văn bản của MP Telecom.
Với 2 hình thức kiểm tra (check) là check bằng mắt thường và check hệ thống, dịch vụ của chúng tôi đảm bảo tỉ lệ nhập chính xác lên đến 99.9% cũng như đã và đang làm hài lòng hơn 90% khách hàng.
Ngoài ra, MP Telecom còn trang bị hệ thống quản lý chặt chẽ để không phát sinh rò rỉ thông tin khách hàng.
Trên phương diện này thì hệ thống bảo mật thông tin đối với thông tin cá nhân của MP Telecom được quản lý một cách toàn diện theo quy trình Bảo mật An ninh Thông tin ISO 27001:2013.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ qua Hotline: +84 906 202 098 hoặc gửi email về địa chỉ: Info@mptelecom.com.vn[:en]
Have you recently encountered some problems like this?
– Customer information is there but it’s just in hard copies, no soft files available.
– If there is a soft file in place, then the documentation will be easier.
– I want to update some information into the created user manual, but I don’t have any soft files of that document so I have to type in again.
Have you encountered many situations like this with user manuals and other documents created before?
In such cases, you have to type the documents again based on the hard copies, using a specialized data entry system.
And I believe that only a professional data entry service provider can make you satisfied.
Benefit of Data Entry service
1. Do not take much time for updating the document.
For example: in case of updating customer information from hard copies: if it is data source in soft file format, we would only need to update some data fields.
For we do not have to create the customer list from scratch, so we will not spend much time on it.
Moreover, when updating customer addresses, Microsoft Excel will be prefered to use.
If you use Excel, you absolutely can perform simple tasks to sort customer names based on alphabetical order, to export customer addresses based on region/ provinces, and based on other keywords at anytime.
Dữ liệu hóa: Data Entry – Phân loại thông tin: Data Filter – Hoàn tất đăng ký: Hoàn tất nhập liệu – Form Filling; The North – The Centre – The South; Man – Woman
2. Create data file will be faster than ever
When creating a document based on a hard copy, if we type the whole document right at the beginning, then the update process will be handled very quickly. When necessary, we only have to edit one data fied instead of creating the whole data file again.
Especially, for those contents that may be used multiple times in business documents or presentations, internal sharing a whole data file is very convenient!
3. Information sharing within the company will be more convenient
Such documents like company regulations that need to be read by all staff, or a customer list that need to be used and updated regularly by the whole team, paper documents wilnot be good for internal sharing.
In particular, if we need to deliver the document to each single staff, then we cannot countinuously print the data when the number of employees increases.
With the advantages of data entry, in these cases we only have to send the data file to everyone through an email. By doing this way, we can save much time as well as improve the efficiency of work.
Besides, sharing/updating information or giving notices to all employees by putting the information into a public folder will make the tasks become easier.
Just in the morning, you notice that: “I’ve just updated the product manual, please check the public folder to see it!” Then you can make sure that everyone will receive the document without having to hand it to each person.
Please entrust a reputable Data Entry service provider
Even handling a simple data entry task from a paper data source, you can easily make many mistakes.
For those customers who need a data entry service with the highest accuracy but low price, please come to MP Telecom’s Data Entry and Digitalization services.
With two checking methods: visual check and check by software system, MP Telecom guarantees that our Data Entry service can reach the accuracy rate up to 99.9%, and making more than 90% customers satisfied.
In addition, MP Telecom also applies strict management system to protect customer information.
In this case, customer information will be comprehensively secured according to MP Telecom’s Information Security Management System ISO/IEC 27001:2013
For more information, please contact MP Telecom via Hotline +84 906 202 098 or email to Info@mptelecom.com.vn.[:]
