Tầm quan trọng về sự hợp nhất các công cụ thông tin liên lạc
Trong thế giới cạnh tranh gay gắt dẫn đến sự bùng nổ nhu cầu thông tin liên lạc của mọi cá nhân và tổ chức, các doanh nghiệp buộc phải tìm kiếm những phương cách kết nối mới. Hiện nay, nhân viên ở đa số các doanh nghiệp châu Á nói riêng và trên thế giới nói chung được hỗ trợ liên lạc bởi ít nhất 7 công cụ và ứng dụng khác nhau: điện thoại, tin nhắn tích hợp (email, tin nhắn thoại, SMS, fax), video, các thiết bị lưu động, cộng tác qua web, hội thảo từ xa (audio/tele-conference), và công cụ điểm danh. Đây là những cách thức trợ giúp liên lạc sử dụng công nghệ cao và mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp (giảm thiểu chi phí tiền bạc và thời gian). Tuy nhiên, sự không hợp nhất những công cụ này cũng dẫn đến một loạt các khó khăn nối tiếp nhau cho tổ chức.
Khi muốn liên lạc với đồng nghiệp, đa số các nhân viên đều phải cố phán đoán xem liệu điện thoại bàn, điện thoại di động, email hay tin nhắn là phương án tốt nhất. Kết quả điều tra cho thấy, ở hơn một nửa các tổ chức không sử dụng Truyền thông hợp nhất, nhân viên không thể liên lạc với đồng nghiệp của họ trong lần gọi đầu tiên.
Sự thiếu phối hợp trong quy trình làm việc là khó khăn đầu tiên mà tổ chức sẽ gặp phải do thiếu sự liên kết giữa các thiết bị liên lạc của cá nhân/tổ chức. Tiếp đến, sự rối loạn trong công việc là hệ quả tất yếu khi quy trình làm việc bị gián đoạn. Công việc bị trì hoãn, khách hàng không hài lòng dẫn đến hậu quả cuối cùng cho doanh nghiệp là lợi nhuận giảm. Chính những vấn đề này khiến cho các CIO buộc phải tìm đến Truyền thông hợp nhất. Vậy Truyền thông hợp nhất là gì?
Truyền thông hợp nhất
Công nghệ Truyền thông hợp nhất (Unified Communication – UC) được định nghĩa là một quá trình mà trong đó tất cả các phương tiện truyền thông, các thiết bị truyền thông và các kênh thông tin đại chúng được tích hợp lại với nhau, cho phép người sử dụng có thể liên lạc với bất cứ ai, khi họ ở bất cứ nơi đâu, và theo thời gian thực. Mục tiêu của công nghệ Truyền thông Hợp nhất là nhằm tối ưu hóa các quy trình kinh doanh và thúc đẩy hoạt động giao tiếp của con người bằng việc đơn giản hóa các tiến trình.
Nhìn chung, Truyền thông hợp nhất giúp việc truyền tải và phản hồi thông tin nhanh hơn. Công nghệ di động là một yếu tố quan trọng trong toàn bộ hệ thống UC; công nghệ này đã, đang và sẽ tiếp tục là nguyên nhân dẫn đến những sự thay đổi sâu sắc trong các hoạt động của con người như liên lạc, làm việc, trao đổi hàng hóa/ dịch vụ, đọc sách, xem phim, du lịch,… Theo ước tính của Trung tâm tình báo thị trường (Market Intelligence Center), số thuê bao di động toàn cầu sẽ đạt mức 4,5 tỷ vào năm 2012. Và con số này sẽ tăng lên với tốc độ khoảng 8%/ năm. Ngoài ra, một điểm cộng nữa của việc tích hợp các kênh liên lạc là tính dễ sử dụng (với 79% người ủng hộ). Ví dụ, việc tích hợp email và thư thoại đã làm cho 2 công cụ này trở nên linh hoạt hơn rất nhiều, người dùng có thể nghe email hoặc đọc thư thoại. Nó thậm chí còn cho phép người dùng có thể thực hiện cuộc gọi một cách dễ dàng bằng 1 cú click khi lướt chuột qua 1 cái tên nào đó trong danh bạ. 64% cho rằng tích hợp các công cụ liên lạc giúp doanh nghiệp tăng năng suất hoạt động. Trên 50% số người được phỏng vấn đồng ý với ý kiến các công cụ liên lạc đa chức năng góp phần cải thiện lợi tức đầu tư (ROI), chất lượng dịch vụ và mức giá của doanh nghiệp.
Nghiên cứu thường niên của tạp chí MIS Asia về tình trạng CNTT các quốc gia cho thấy xu hướng của đa số các doanh nghiệp là xây dựng và nâng cao UC vào hoạt động của doanh nghiệp, tuy nhiên, để thiết lập hệ thống Truyền thông hợp nhất, các doanh nghiệp cũng thường phải đối mặt với một số khó khăn nhất định. Hơn 40% CIO cho rằng bảo mật là thách thức hàng đầu khi áp dụng Truyền thông hợp nhất. Gần 30% cho rằng nhân tố công nghệ trong kinh doanh và sự không tương thích với hệ thống cơ sở hạ tầng sẵn có là vấn đề rất đáng quan tâm. Lo ngại về bảo mật cho các ứng dụng trên di động, (sự cộng tác của nhân viên trong tổ chức với các đối thủ cạnh tranh), và các vấn đề đi kèm về nền tảng đa kết nối luôn là mối quan tâm hàng đầu của các CIO. Thêm vào đó, chi phí triển khai cao và sự khó dự toán lợi tức đầu tư cũng là lý do khiến các CIO lo ngại.
Để vượt qua những trở ngại này, trước khi triển khai UC, các CIO cần cân nhắc một số điểm sau:
– Thứ nhất là khả năng tương thích của các hệ thống liên quan. Các hệ thống như hệ điều hành máy tính cá nhân, phần mềm hỗ trợ gọi thoại trực tuyến, các thiết bị di động cần có sự tương thích với nhau, tránh trường hợp có một số phần mềm không thể cài đặt cho một trong các thiết bị di động của người dùng.
– Thứ hai là sự sẵn sàng của cơ sở hạ tầng: Các vấn đề về cơ sở hạ tầng có thể dẫn tới sự đổ bể dự án áp dụng truyền thông hợp nhất, đặc biệt là khi tổ chức triển khai UC trên cơ sở đường truyền không đủ khả năng đáp ứng lưu lượng của hệ thống mới.
– Thứ ba là vấn đề đào tạo nhân lực. Sự hỗ trợ tại chỗ và thiết lập quy trình hỗ trợ là rất quan trọng, vì thế việc đào tạo người dùng cuối (các nhân viên của doanh nghiệp) là một phần không thể thiếu của quá trình triển khai Truyền thông hợp nhất.
Theo Research House Forrester, “Việc áp dụng Truyền thông hợp nhất không phải là 1 giải pháp đơn lẻ mà là cả một quá trình đòi hỏi rất nhiều những lần lên kế hoạch và thử nghiệm một cách nghiêm túc” Cách tiếp cận Truyền thông hợp nhất được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công là triển khai từng giai đoạn. Và việc bắt đầu một dự án quan trọng như vậy tất yếu đòi hỏi phải có sự hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp dịch vụ. Nhân viên và CIO của các doanh nghiệp cũng cần phải làm việc với nhau để đảm bảo cơ sở hạ tầng, thiết bị và các ứng dụng có thể hoạt động một cách trơn tru.
Biên tập: Trangta
